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Obligations du créateur de voyage : logiciels tourisme et solutions de gestion de voyages

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Obligations du créateur de voyage : logiciels tourisme et solutions de gestion de voyages

Vialala Team
10/02/2021

Comment lancer votre activité de créateur de voyages

Bonjour à tous !

Alors aujourd’hui, on va faire un petit live spécial sur l’organisation de voyages et les obligations liées au lancement d’une activité, au démarrage d’une activité d’organisation de voyage, mais aussi sur les logiciels tourisme et solutions de gestion de voyage.

Les obligations pour le créateur de voyages

Alors, beaucoup d’entre vous font simplement ce qu’on appelle du trip planning, c’est à dire qu’ils proposent des itinéraires personnalisés à leurs clients et ils ne font pas les réservations ou en tout cas, pas forcément les réservations pour les clients. Donc, ils n’ont pas une activité d’agent de voyages, comme on pourrait dire dans les métiers traditionnels.

Lorsqu’il fait du conseil en tourisme

Et du coup, ils pensent qu’en faisant uniquement du conseil comme ça, ils n’ont pas d’obligations juridiques autre que donner les meilleurs conseils possibles. Et effectivement, quand on est consultant, on a cette obligation de moyens et pas forcément une obligation de résultat, c’est à dire que les clients soient forcément satisfaits à 100%. Mais entre pas de pas de prestation du tout et des clients satisfaits à 100%, il peut se passer beaucoup de choses et du coup, vous avez quand même des obligations légales.

Alors la semaine dernière, on a parlé de vos obligations légales en tant que auto-entrepreneur. Là, on va parler de vos obligations légales en tant que créateur de voyages. En fait, tout le monde a besoin, au minimum normalement, de ce qu’on appelle une assurance responsabilité civile professionnelle, c’est à dire une assurance qui vous couvre en cas de pépin sur place pour vos clients. Parce que même si vous avez seulement conseillé à vos clients les hôtels dans un dans le cadre de la revente d’un itinéraire ou où les activités ou autres, s’il leur arrive quelque chose sur place, vous risquez d’avoir des soucis. Si vous n’êtes pas couvert par une assurance, ils peuvent éventuellement se retourner contre vous même si ça n’arrive qu’exceptionnellement.

Donc, en théorie, si vous êtes uniquement consultant. l’Assurance responsabilité civile professionnelle n’est pas forcément obligatoire, mais on vous conseille fortement de l’avoir. On avait d’ailleurs une note d’une avocate qu’on a publié la semaine dernière sur le sujet parce que des clients qui ont des problèmes sur place, il peut arriver des accidents lors d’une excursion, par exemple, ou une blessure à l’occasion d’un sport ou d’un sport extrême. Ce genre de choses arrive très régulièrement et du coup, vous risquez d’avoir des problèmes si vous n’avez aucune assurance en particulier cette assurance responsabilité civile professionnelle qui doit vous couvrir pour l’international, c’est à dire pour les destinations dans lesquelles vos clients voyageurs partent.

Lors de la revente de prestations

Alors, bien sûr, je rappelle que ceux qui, en plus de donner des conseils à leurs clients, font des réservations pour eux. Dans ces cas là, ils passent complètement dans la législation de l’agence de voyage et du coup, ils ont besoin non seulement de cette assurance responsabilité civile professionnelle, mais en plus, ils vont avoir besoin d’une garantie financière. Et avec les deux, ils vont devoir ensuite passer devant l’autorité de régulation du secteur qui, en ce moment d’ailleurs, ne délivre plus de licence. Donc, si vous faites la moindre réservation pour le compte de vos clients, sachez que dans ces cas là, vous tombez directement dans cette obligation là d’avoir une licence et d’avoir donc la garantie financière et la garantie financière qui est la deuxième condition pour éventuellement ensuite obtenir une licence.

La garantie Atout France obligatoire

C’est une garantie qui va couvrir vos clients en cas de défaillance financière, par exemple, de votre activité, c’est à dire si vous proposez un voyage à vos clients dans six mois et que d’ici six mois, vous avez suspendu temporairement ou tout simplement même arrêté votre activité dans ce cas. Vous allez être clairement responsable, entre guillemets, de la bonne fin du service et en cas de soucis sur place, il faut qu’on puisse, par exemple rapatrier vos clients.

Cette garantie financière, elle peut être assez élevée. Elle vous demande en fait d’être capable de sortir vos clients d’affaire en cas justement de problème comme ça et alors que dans ces cas là, on est forcément dans des difficultés financières. Un certain montant, donc, et en l’occurrence pour Vialala, on a une garantie financière qui s’élève à. 120 000€, mais c’est au minimum 50 000€ pour des agences de voyage plus traditionnelles que nous. Et du coup, on se retrouve effectivement à devoir avoir plusieurs obligations légales remplies avant de pouvoir proposer des voyages.

Lors du trip planning

Depuis le début, j’ai bien différencié les gens qui font que du conseil, des gens qui font les réservations pour leurs clients. Parce qu’effectivement, quand vous faites que du conseil, votre obligation de conseil et de faire ce qu’on appelle les meilleurs efforts, le best effort en anglais, est clair et l’assurance responsabilité civile est fortement conseillé. Mais si vous faites que du conseil, vous n’avez pas vraiment besoin de la garantie financière puisqu’il ne fait aucune réservation pour vos clients. Et donc, c’est bien vos clients qui, directement ou sur les liens que vous leur conseillez, font les réservations par eux mêmes.

Voilà donc avec ces deux conditions là, si jamais justement, en plus d’organiser, vous aidez vos clients à réserver leur voyage, ce qui est quand même mieux, en fait. Parce que dans ces cas là, vous leur garantissait les prix que vous leur avez mis dans les itinéraires, la disponibilité. Souvent, vous vendez un simple itinéraire, ils vont être déçus. En fait, au bout du compte, parce qu’ils ne vont retrouver les mêmes prix que ceux que vous leur avez proposés, parce qu’ils ne vont pas forcément avoir les disponibilités. Vous n’avez pas forcément mis des plans B pour tout, etc.

Donc l’idée, c’est quand même quand vous voulez commencer à être organisateur de voyages, de proposer une prestation qui va jusqu’au bout. Et donc, dans ces cas là, si vous faites ça totalement en indépendant, vous tombez donc du coup directement côté agences de voyage. Et là, effectivement, vous avez besoin premièrement de cette assurance responsabilité civile professionnelle pour l’international. En tout cas, toutes les destinations que vous couvrez, vous avez besoin de la garantie financière en plus. Et avec ça, vous devez ensuite soumettre votre candidature à l’organisation qui s’appelle l’APST, qui est liée à Atout France et l’APST. Donc, c’est une organisation de professionnels du tourisme qui va justement vérifier votre état financier et votre garantie financière. Vérifiez que vous avez bien souscrit également à l’assurance responsabilité civile professionnelle et vous allez avoir une audition avec eux pour avoir une licence d’agent de voyage qui va vous permettre ensuite de faire ce que nous ont fait chez Vialala pour votre compte, c’est à dire d’organiser des voyages de manière totalement indépendante.

Utiliser Vialala pour disposer de cette garantie légale

Alors, vous n’avez pas vraiment besoin de faire ça en tant que travel planner puisque justement, chez Vialala, on vous propose un outil pour ça. Notre outil, c’est notre logiciel de création de voyages gratuit, qui est d’abord un outil technique mais aussi un outil communautaire puisqu’on est tout le temps sur Discord en train de discuter avec vous avec les uns et les autres. Du coup, ce qu’on vous propose chez Vialala, là, c’est effectivement de pouvoir proposer vos itinéraires à vos clients.

Derrière, nous, on prend la responsabilité, justement, des réservations et du voyage et du coup, on a également la responsabilité civile professionnelle, l’assurance responsabilité civile professionnelle sur le monde entier. Bien sûr, on a la garantie financière. Du coup, on a cette licence et donc l’intérêt de passer par nous, c’est qu’effectivement, vous allez pouvoir faire votre activité de planner et créer vos voyages personnalisés avec un outil technique qui est fait pour ça et qui vous permet d’avoir les meilleurs prix pour vos clients.

Côté client

Documents client

Ensuite, dès que votre client est prêt à réserver, on prend le relais par rapport à votre travail et on gère avec lui toute la partie contrat de voyage qui est obligatoire à partir du moment où on vend un voyage sur mesure. Donc, le contrat de voyage qui est obligatoire, on va le faire pour vous. Ensuite, il y a tout ce qui est voucher, les coupons qu’on doit présenter en arrivant à un hôtel ou à une agence d’excursions ou autres ou d’une agence de location de voiture, ça nous arrive souvent. Donc, on gère tout ça pour vous.

Ensuite, on suit les voyageurs jusqu’au bout et surtout par rapport au sujet du jour. On vous couvre justement totalement, à la fois grâce à notre licence et grâce à nos assurances.

Les assurances supplémentaires

La responsabilité civile professionnelle qui est entre guillemets incluse dans la licence, mais aussi les assurances spécialisées, voyage. Parce que ça aussi, à partir du moment où on vend un voyage, c’est à dire qu’on réserve quelque chose pour le compte d’un client, c’est obligatoire. On est obligé de proposer des assurances voyages. Ensuite, le client n’est pas obligé d’y souscrire. Parfois, il est couvert, au moins partiellement, par la carte bleue, par exemple, avec laquelle il a réservé le voyage. Mais on est obligé de faire une proposition de voyage et c’est ce qu’on fait à travers notre partenaire.

Les assurances de notre partenaire Chapka Assurances, qui ont des assurances qui couvrent à la fois la partie assistance, la partie annulation et puis éventuellement, avec ce qui s’est passé récemment, les imprévus liés à l’épidémie. Par exemple, si vous partez et que vous tombez malade juste avant de partir ou que vous êtes confronté à un confinement sur place, dans les deux cas, vous êtes couverts. Voilà donc là, j’ai fait à peu près le tour de tout le sujet qui est un peu fastidieux de ses obligations juridiques, quand on veut vendre du voyage.

Une réglementation qui protège les voyageurs

En fait, cette réglementation est tout simplement là pour protéger les voyageurs parce que l’on peut partir n’importe où dans le monde. On peut avoir affaire à des prestataires sur place qui sont professionnels, mais qui parfois ont été mal choisis, justement. Et du coup, c’est pour ça que c’est très important, quand on travaille ensemble, de bien choisir tous les partenaires et tous les prestataires avec qui on travaille sur place, que ce soit les hôtels ou les agences réceptives.

Pour la partie activité, que ce soit les agences de location de voitures, tout cela, on choisit très, très sérieusement ensemble. Et ensuite, du coup, on vous propose effectivement toute cette couverture qui est obligatoire au moins en partie, même si vous faites uniquement du conseil. Donc, responsabilité civile professionnelle, c’est une assurance garantie financière, c’est en cas de défaillance de votre activité pour que vos clients soient couverts quand ils partent en voyage. En ce moment, il y a très peu de licences ou aucune licences qui sont attribuées en France parce que l’autorité de régulation est un peu en stand bye sur le sujet et du coup, sur tous ces sujets là, nous, on a la possibilité justement de couvrir tous les voyageurs et dans tous les cas, vous devez avoir au minimum ce qu’on appelle l’assurance responsabilité civile professionnelle, même si vous décidez de ne faire que du conseil de manière indépendante et sans passer par une plateforme comme la nôtre.

Donc, je rappelle effectivement que chez Vialala, là, on vous couvre donc et on couvre vos voyageurs. Cette législation, elle est là pour justement pour protéger les voyageurs et du coup, nous, on l’applique totalement et ça nous permet de proposer finalement un niveau de service personnalisé et la sécurité aux voyageurs. Et en dehors de ça, donc, on propose cet outil technique qui est le seul à être gratuit pour gérer finalement des voyages entre guillemets en mode backoffice, c’est à dire avec la gestion des prestataires, la gestion de la personnalisation des devis et jusqu’aux contrats de voyage. Et à tout ce que j’ai expliqué juste avant, je vais arrêter là pour la présentation.

Questions-réponses

Aujourd’hui, ça fait déjà pas mal de choses sur cette partie des obligations du créateur de voyages et du coup, je vais répondre à vos questions.

Tout cela s’applique-t-il aux créateurs de voyages basés hors France ?

Oui, Paras, bonjour. Ça fait longtemps. J’espère que tout va bien au Népal. Effectivement, tout ce que j’explique aujourd’hui, ça s’applique aux personnes qui sont basées en France et qui ont déclaré leur activité en France. Dans chaque pays, il y a une législation qui peut être différente. Et d’ailleurs, comme tu l’as écrit au Népal, il y a aussi la garantie financière et l’assurance qui doit être qui doit être souscrite par tous les opérateurs de voyages, que ce soit des réceptifs ou des tours opérateurs ou des agences de voyages classiques. Tout le monde doit avoir ce genre d’assurance, bien sûr, pour protéger les clients dans les activités, tout simplement quand il y a quelques risques, que ce soit ou de professionnels défaillants. Est ce qu’il y a des questions? Alors, je ne vois pas de question.

Du coup, je vais terminer pour aujourd’hui ce live et vous donner rendez vous la prochaine fois, donc vendredi, on va faire un webinaire dans discorde, comme d’hab. Donc on parlera plutôt de la partie technique, c’est à dire de la plate forme elle même de création de voyages. On commence à avoir des devis en ce moment, donc c’est pas mal parce qu’il y a un frémissement de l’activité. Les gens commencent à prévoir quand même des voyages pour la deuxième partie de l’année.

Peut-on facturer depuis un autre pays ?

Bonjour Patrick! Pour partir en Uruguay ou pour organiser un voyage en Uruguay pour quelqu’un d’autre depuis Cuba. Cuba, c’est quand même un cas spécial.Il y a des restrictions qui datent d’il y a très longtemps et qui devraient être bientôt levées a priori, mais qui existe toujours, mais c’est pour les voyages à Cuba ou pour les paiements à Cuba. Toi, tu as ta résidence pour l’organisation de voyages à partir de Cuba ? Ah oui, pour organiser en Uruguay accompagné. Mais il n’y a pas de problème. Toi, t’es un résident, toi. Je sais que tu a une résidence à Cuba, mais tu as surement une résidence fiscale pour déclarer ton activité d’organisateur de voyages qui doit être hors Cuba. Et du coup, c’est via cette structure hors Cuba que tu vas tout simplement facturer pour organiser le voyage et ensuite pour organiser un voyage en Uruguay et accompagner éventuellement les clients. Il n’y a aucun problème.

On choisit soit parmi nos prestataires sur les centrales de réservation, qui nous proposent des hébergements, des hôtels, des activités, des locations de voiture ou autre. Tu choisis en plus tes bons plans et prestataires à toi. Tu les mets dans un devis comme n’importe quelle offre d’un organisateur de voyages qui habiteraient en France ou ailleurs. Et après? La question de Cuba se pose uniquement effectivement par rapport à ta structure à toi. Oui, toi, effectivement, il y a une problématique spécifique qui est que tu dois facturer à partir de Cuba, et ça en fait, il faut qu’on en parle en privé, entre guillemets. Voilà.

Du coup, il n’y a pas d’autres questions. Je vais vous laisser pour aujourd’hui. Et du coup, je vais donner rendez vous à Patrick sur Discorde pour qu’on parle spécifiquement de ce problème effectivement de facturation à Cuba. Et puis, du coup, je donne rendez vous à tout le monde, soit mercredi prochain à 14h, soit le suivant, pour le prochain évènement.

Bonne fin de semaine à tous. À bientôt.



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